FAQ

Quifd prüft programmübergreifend, d. h. sämtliche Programme, die unter die Quifd-Definition von Freiwilligendiensten fallen, sind relevant. 

Die Definition von Freiwilligendiensten für die Quifd-Zertifizierung (Stand Oktober 2011) ist in Anlehnung an die Definition des Fachforums Freiwilligendienste entstanden.

Bitte beachten Sie, dass Sie in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit Formate, die nicht unter die Quifd-Definition von Freiwilligendiensten fallen und dementsprechend nicht geprüft werden, nicht mit dem Quifd-Siegel darstellen dürfen. 

Insofern die von Ihnen angebotenen Programme der Quifd-Definition eines Freiwilligendienstes entsprechen, sind sie verpflichtend im Rahmen der Zertifizierung zu berücksichtigen. Quifd führt eine programmübergreifende Zertifizierung durch, unabhängig davon, ob die Programme staatlich gefördert oder privatrechtlich geregelt sind. Wenn Sie das Siegel beantragen, werden bei Trägerorganisationen von Internationalen Freiwilligendiensten alle angebotenen Freiwilligendienstformate der Entsendung und Incoming bzw. bei Trägerorganisationen von Inlandsfreiwilligendiensten die Freiwilligendienstformate im Inland mit Incoming, die der Definition entsprechen, geprüft.

Wenn Sie das Siegel beantragen, werden bei Trägerorganisationen von Internationalen Freiwilligendiensten alle angebotenen Freiwilligendienstformate der Entsendung und Incoming bzw. bei Trägerorganisationen von Inlandsfreiwilligendiensten die Freiwilligendienstformate im Inland mit Incoming, die der Definition entsprechen, geprüft. 

Quifd unterstützt Freiwilligendienstorganisationen in ihrer Qualitätsentwicklung, vermittelt selbst aber keine Einsatzstellen an Freiwillige.
Weitere Informationen zu unseren zertifizierten Trägern finden sie hier: 
Trägerorganisationen von Internationalen Freiwilligendiensten
Trägerorganisationen von Inlandsfreiwilligendiensten und Einsatzstellen in Deutschland
Trägerorganisationen von Internationalen Freiwilligendiensten nach dem Handbuch der Evangelischen Freiwilligendienste

Quifd ist eine unabhängige Prüfinstanz und führt selbst keine Freiwilligendienste durch.

Das Qualitätshandbuch können Sie hier bestellen. 

Als Trägerorganisation der Evangelischen Freiwilligendienste beachten Sie bitte: Bei Ihrer Erstzertifizierung fordern Sie das Qualitätshandbuch bei den Evangelischen Freiwilligendiensten an. Die Bewertungstabelle, Antrag und Nutzungsbestimmungen erhalten Sie von der Quifd-Geschäftsstelle. 

Die Gutachtenden sind ehrenamtlich für Quifd tätig.
Die unabhängigen Quifd-Gutachtenden verfügen über Erfahrung im Bereich der Freiwilligendienste, Bürgerschaftliches Engagement, Evaluation und /oder Qualitätsmanagement. Durch regelmäßige Schulungen, Qualifizierungen und Austauschtreffen werden die Gutachtenden in ihrer Tätigkeit durch die Quifd-Geschäftsstelle unterstützt und begleitet. Eine Liste der Gutachtenden finden Sie hier.

Wo dies möglich ist, übernehmen Ihre Gutachtenden aus der Erstzertifizierung auch Ihre (erste) Rezertifizierung. Dies kann jedoch aus organisatorischen Gründen nicht immer gewährleistet werden. Ab der 2. Rezertifizierung ist es vorgesehen, dass andere Gutachtende das Verfahren begleiten, um neue Perspektiven zu ermöglichen.

Die Gutachtenden der Rezertifizierungen haben keinen Einblick in die eingereichten Unterlagen der Erstzertifizierung, sondern orientieren sich an Ihren aktuellen Unterlagen und dem vorangegangenen Gutachten – bitte halten Sie die Unterlagen seit der letzten Einreichung mit komplettem Handbuch während des Audits für Rückfragen bereit.

Ihre eingereichten Unterlagen und Daten werden entsprechend der geltenden Datenschutzvorgaben verarbeitet. Einblick in die Unterlagen nehmen nur Mitarbeitende und Gutachtende von Quifd. Weitere Informationen finden Sie in der Transparenzerklärung, die Ihnen mit den Zertifizierungsunterlagen zugeht.
Bitte achten Sie darauf, personenbezogene Daten in den eingereichten Nachweisen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben und organisationsinterner Vorgaben unkenntlich zu machen oder eine entsprechende Transparenzerklärung in Ihre Vereinbarung mit den Freiwilligen aufzunehmen.

Den zeitlichen Ablauf einer Zertifizierung können Sie hier einsehen.

Bei der Erstzertifizierung nehmen Sie mit uns Kontakt auf und legen den Einreichungstermin fest.

Anstehende Rezertifizierungen kündigen wir Ihnen ca. 5-8 Monate vor Ablauf des Siegels an und bitten Sie in diesem Zuge, uns einen verbindlichen Einreichungstermin mitzuteilen. Dieser soll vor Ablauf des Siegels liegen. Nach Ablauf des Siegels beginnt eine dreimonatige Karenzzeit, vor deren Ablauf das Audit spätestens stattfinden muss.

Den Einreichungstermin benötigen wir, um die Zertifizierung mit Ihnen und den Gutachtenden rechtzeitig planen und organisieren zu können.

Dies gilt nur für Trägerorganisation von Internationalen Freiwilligendiensten, die sich nach dem Quifd-Qualitätshandbuch zertifizieren lassen.

Die Geschäftsstelle sucht aus dieser Liste drei (bei Zertifizierung mit Incoming vier) Einsatzstellen aus, zu denen Sie Nachweise erbringen müssen. Die Auswahl erfolgt auf Grundlage möglichst breiter Diversität von Programmen, Ländern und Tätigkeitsfeldern. Bitte beachten Sie die Hinweise, welche Angaben Ihre Einsatzstellenliste umfassen muss.

Bei den darauffolgenden Rezertifizierungen sind diese ausgewählten Einsatzstellen weiterhin zur Nachweiserbringung zu berücksichtigen. Im Falle von Änderungen bei diesen Einsatzstellen, die eine Nachweisführung erschweren oder wenn diese nicht mehr nachbesetzt werden, setzen Sie sich bitte mit der Geschäftsstelle in Verbindung.
Für die Einreichung mit vollständigem Handbuch (alle 6 Jahre) fordern wir von Ihnen erneut eine Liste der besetzten Einsatzstellen an.

Trägerorganisationen von Inlandsfreiwilligendiensten werden von der Geschäftsstelle aufgefordert, eine Liste Ihrer Einsatzstellen für einen Einsatzstellenbesuch einzureichen.

Nach erfolgreicher Erstzertifizierung ist das Siegel vorerst für zwei Jahre gültig. Ab der erfolgreichen 1. Rezertifizierung gilt das Siegel jeweils für drei Jahre. Alle sechs Jahre wird eine Zertifizierung mit komplettem Qualitätshandbuch durchgeführt, die Zertifizierungen dazwischen erfolgen durch den sogenannten Qualitätsbericht, in dem auf Änderungen sowie Empfehlungen und Anregungen aus dem Vorgutachten eingegangen werden muss.

Sämtliche Dokumente und Unterlagen (auch der Antrag) werden gesammelt zum Einreichungstermin eingereicht.

Bei jeder (Re-)Zertifizierung sind der Antrag auf das Quifd-Qualitätssiegel und die unterschriebenen Nutzungsbestimmungen, eine vollständig ausgefüllte tabellarische Selbstbewertung zu allen Standards, die Satzung, ein Vereinsregisterauszug sowie ein aktueller Nachweis der Gemeinnützigkeit in Form eines Steuerfreistellungsbescheids einzureichen.

Bei der Erstzertifizierung und anschließend alle sechs Jahre zur Rezertifizierung muss das komplette Quifd-Qualitätshandbuch mit Nachweisen zu allen Standards eingereicht werden. Bei den übrigen Rezertifizierungen wird statt des Qualitätshandbuchs ein Qualitätsbericht vorgelegt, in dem nur auf Standards eingegangen werden muss, zu denen es Empfehlungen und Anregungen gab bzw. zu denen sich bei der Organisation Veränderungen ergeben haben.

Die Vorlagen für die Rezertifizierung erhalten Sie automatisch durch die Quifd-Geschäftsstelle.

In diesem Fall müssen Sie von dem Seminaranbieter Unterlagen zu Seminarkonzepten und allgemeine Anforderungskriterien an die Seminarleitung (keine Personendaten) anfordern und diese den Zertifizierungsunterlagen beifügen.

Nein, Querverweise reichen aus und sind ausdrücklich erwünscht.

Die Nachweisdokumente sollen nachvollziehbar belegen, dass die Standards und Indikatoren eingehalten werden. Wir verstehen, dass Sie umfassend Ihre Praxis darstellen wollen und dass die Arbeitsprozesse und Strukturen der Träger verschieden sind. Bitte wägen Sie jedoch ab, welche Unterlagen aussagekräftig sind. Bei umfassenden Dokumenten markieren Sie bitte die Passagen, an denen die Einhaltung der Standards deutlich wird. Wir bitten Sie, mit einem Verweissystem statt mehrfach abgelegten Nachweisen zu arbeiten.

Wenn Sie Ihre Entsendetätigkeit mit weltwärts erst beginnen, müssen Sie einen Freiwilligenjahrgang abgeschlossen haben, um sich durch Quifd zertifizieren zu lassen. Wenn Sie bereits in anderen Programmen entsenden und weltwärts zusätzlich einführen, lesen Sie bitte die Antwort auf die nächste Frage.

Prüfrelevant sind alle Formate und Programme, die unter die Quifd-Definition eines Freiwilligendienstes fallen.
Quifd prüft alle Freiwilligendienstformate, die eine Trägerorganisation anbietet; es ist also nicht möglich, nur einzelne Programme (z. B. nur weltwärts) zertifizieren zu lassen.

Wenn Sie bereits in einem oder mehreren Programmen Freiwillige einsetzen und ein neues Programm einführen, ist das neue Programm prüfrelevant, sobald mit der Auswahl der Freiwilligen begonnen wurde. Vorzulegen sind dann Nachweisdokumente zur Öffentlichkeitsarbeit, zu den bisher umgesetzten Schritten sowie Konzepte zu den noch umzusetzenden Schritten der Entsendung (vgl. dazu Nutzungsbestimmungen).

Für Trägerorganisationen, die Freiwillige über das weltwärts-Programm aufnehmen bzw. entsenden, gilt: Die Zertifizierung der Nord-Süd- oder Süd-Nord-Komponente muss vor der Aus- bzw. Einreise des dritten Jahrgangs erfolgen.

Sollte ein Träger bereits eine Programmkomponente durchführen und zu einem späteren Zeitpunkt in die andere Komponente (Nord-Süd oder Süd-Nord) einsteigen, müssen bei der nächsten Rezertifizierung beide Komponenten nachgewiesen werden (vorausgesetzt in der neu eingeführten Komponente wurde bereits ein erster Freiwilligenjahrgang abgeschlossen.)
Somit kann es vorkommen, dass im Ausnahmefall Träger ihre Zertifizierung der dazugekommenen Komponente erst vor Aus- bzw. Einreise des vierten Jahrgangs vorlegen können.

Die Zertifizierungsunterlagen schicken Sie bitte digital an die Quifd-Geschäftsstelle und Ihre Gutachtenden. Die E-Mail-Adressen Ihrer Gutachtenden erhalten Sie rechtzeitig von der Quifd-Geschäftsstelle.
Seit dem 1. März 2023 ist es möglich, die Zertifizierungsunterlagen ausschließlich digital einzureichen. Falls die Gutachtenden die Unterlagen dennoch in Papierform wünschen, druckt und versendet die Quifd-Geschäftsstelle diese.

Organisationen, die bereits zertifiziert sind, weisen Incoming bei der nächsten regulär anstehenden Zertifizierung nach. Quifd kann den Incoming-Bereich in der Zertifizierung berücksichtigen, sobald ein Incoming-Jahrgang durchgeführt wurde.

Wir bitten bei Prüfung des Incoming-Bereichs darum, die Dokumente vom Outgoing-Bereich abzugrenzen. Dies kann durch entsprechende Benennung der Dateien oder entsprechende (visuelle) Hinweise geschehen.

Quifd prüft Incoming, wenn ein Träger ein Incoming-Programm durchführt. Das ist der Fall, wenn ein Träger mit ausländischen Partnern zusammenarbeitet, um ausländische Freiwillige aufzunehmen oder aktiv um Freiwillige aus dem Ausland wirbt.
Incoming-Freiwillige sind alle, die für einen Freiwilligendienst aus dem Ausland eingereist bzw. ihren Aufenthalt zu diesem Zweck geändert/ verlängert haben. Für die Prüfung im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens ist der Programmcharakter des Freiwilligendienstes entscheidend: Freiwillige, die individuell einreisen und bspw. in nationalen Formaten (BFD, FSJ) einen Dienst absolvieren sind nicht prüfrelevant.

Bitte listen Sie in der Einsatzstellenliste sowohl Einsatzstellen für die Entsendung sowie für Incoming auf. Die Quifd-Geschäftsstelle wählt aus der Gesamtliste vier Einsatzstellen aus. Durch die einsatzstellenspezifischen Nachweise werden exemplarisch die Prozesse und Verfahrensweisen der Träger überprüft.

Das Quifd-Qualitätssiegel gilt einheitlich für die zertifizierten Bereiche, d.h. Entsendung und Incoming bzw. Inlandsdienste und Incoming. Nach der Erstzertifizierung gilt das Siegel zwei Jahre, ab der 1. Rezertifizierung und den folgenden Rezertifizierungen drei Jahre.

Die Rechnungsstellung erfolgt in zwei Schritten. Die erste Rechnung geht Ihnen zu, nachdem Ihre Unterlagen in der Geschäftsstelle eingegangen sind. Die abschließende Rechnung erhalten Sie nach Abschluss Ihrer Zertifizierung.

Das Zahlungsziel liegt 14 Tage nach Erhalt der Rechnung.

Wenn Sie eine Ratenzahlung wünschen, sprechen Sie uns bitte vor der Rechnungslegung darauf an.

Einige staatlich geförderte Freiwilligendienstprogramme ermöglichen auch eine (Teil-)Förderung der Zertifizierungsgebühren. Bitte sprechen Sie dazu den Fördermittelgeber bzw. Ihren Träger- / Qualitätsverbund an.

Die Gutachtenden führen das Audit i.d.R. am Geschäftssitz Ihrer Organisation durch. Alternativ können Ihnen die Gutachtenden auch ein Remote- oder Hybrid-Audit anbieten.
Bitte informieren Sie uns bereits bei Nennung Ihres Einreichungstermins darüber, wo Sie das Audit durchführen möchten.

Bei Trägerorganisationen von Inlandsfreiwilligendiensten findet zusätzlich ein Einsatzstellenbesuch statt. Details und Ablauf können Sie hier einsehen.

Anwesend sein sollte mind. eine Person der Leitungsebene, Beteiligte, die das Qualitätshandbuch / den Qualitätsbericht bearbeitet haben und max. 2 ehemalige Freiwillige, mit denen ein separates Gespräch geführt wird.
Wird auch Incoming zertifiziert, ist eine*r der ehemaligen Freiwilligen ein*e Incoming-Freiwillige*r. Das Freiwilligengespräch dient der Widerspiegelung der Praxis.

Eine Übersicht dazu finden Sie hier für Trägerorganisationen von Internationalen Freiwilligendiensten und hier für Trägerorganisationen von Inlandsfreiwilligendiensten. Eine Information, die Sie an Ihre Freiwilligen weiterleiten können, finden Sie hier.

Wir begrüßen es sehr, wenn die Leitung (zumindest teilweise) anwesend ist. Dadurch wird die Bedeutung des Themas Qualitätsmanagement auch auf Führungsebene sichtbar gemacht, denn nur dort kann Qualitätsmanagement langfristig in einer Organisation verankert und verstetigt werden. Zudem bietet die Teilnahme der Leitung die Möglichkeit, die Arbeit und das Engagement der Referent*innen wertzuschätzen und deutlich zu machen, wie viel Zeit, Einsatz und fachliche Expertise in die Vorbereitung und Durchführung eingeflossen sind.

Trägerorganisationen von Internationalen Freiwilligendiensten:
Im Rahmen jedes Audits (auch bei Rezertifizierungen) sollen max. 2 ehemalige Freiwillige zum Gespräch eingeladen werden. Wird auch Incoming zertifiziert, ist eine*r der ehemaligen Freiwilligen ein*e Incoming-Freiwillige*r. Dies dient der Überprüfung der Realität des Entsende- / Aufnahmeverfahrens.

Dabei ist es Ihnen offengelassen, in welchem Freiwilligendienstprogramm die Freiwilligen entsendet / aufgenommen wurden. Wir bitten jedoch darum, dass die Freiwilligen möglichst aus dem letzten Jahrgang stammen, damit die Erinnerungen noch „frisch“ sind.

In Absprache mit Ihren Gutachtenden kann das Gespräch auch ausgelagert stattfinden.

Bitte beachten Sie: Wenn ein von Ihnen durchgeführter Incoming-Freiwilligendienst Teil der Zertifizierung ist, muss eine*r der teilnehmenden ehemaligen Freiwilligen einen Incoming-Dienst absolviert haben oder aktuell seit mind. sechs Monaten einen Dienst absolvieren.
Auf unserer Homepage finden Sie eine Information für Freiwillige, die am Gespräch teilnehmen werden.

Trägerorganisationen von Inlandsfreiwilligendiensten:
Das Gespräch mit max. 2 Freiwilligen findet i.d.R. im Rahmen des Einsatzstellenbesuchs statt (Vgl. hier).

Da mitunter zum Zeitpunkt der Einsatzstellenbesuche die Freiwilligen noch nicht lange dort tätig sind, ist es auch möglich, ein Gespräch mit ehemaligen Freiwilligen zu führen (möglichst aus dem letzten abgeschlossenen Jahrgang, alternativ können aktuelle Freiwillige an dem Gespräch teilnehmen, die seit mind. 6 Monaten in der Einsatzstelle tätig sind).
Hier finden Sie auch eine Information für Freiwillige, die am Gespräch teilnehmen werden.

Bitte beachten Sie: Wenn ein von Ihnen durchgeführter Incoming-Freiwilligendienst Teil der Zertifizierung ist, muss eine*r der teilnehmenden ehemaligen Freiwilligen einen Incoming-Dienst absolviert haben.

Für das Auditgespräch sind ca. vier Stunden, bei einer Zertifizierung mit dem weltwärts-Programm ca. 5 Stunden, zzgl. Gespräch mit den Freiwilligen (ca. 45 Minuten) angedacht. Eine Erstzertifizierung oder eine Zertifizierung mit Incoming nimmt i.d.R. mehr Zeit in Anspruch als eine Rezertifizierung.

Gutachtende haben im Audit die Möglichkeit, weitere Erläuterungen und Nachweisdokumente zu erfragen bzw. einzusehen. Können Rückfragen im Audit nicht geklärt und keine abschließende Bewertung vorgenommen werden, können Auflagen formuliert werden. Die Auflagen werden schriftlich unter Nennung einer Frist zur Erfüllung zugestellt.

Es kann bis zu drei Monate Bearbeitungszeit nach dem Auditgespräch in Anspruch nehmen, bis Ihnen das Zertifikat und das Gutachten zugehen. Sollte es zu einer Verzögerung kommen, werden wir Sie rechtzeitig informieren.

Das Zertifikat erhalten Sie postalisch, das Gutachten geht Ihnen gemeinsam mit dem Siegel in digitaler Form für Ihre Öffentlichkeitsarbeit per E-Mail zu.

Bitte kontaktieren Sie bei Beschwerden die Quifd-Geschäftsstelle. Die Geschäftsstelle nimmt keine Bewertungen vor und Sie müssen keine Nachteile in Bezug auf Ihr Verfahren/Ihr Siegel befürchten, wenn Sie sich mit Beschwerden, Rückfragen, Beratungswunsch oder Feedback an die Geschäftsstelle wenden.

Bitte kontaktieren Sie dazu die Geschäftsstelle. Falls der Widerspruch mit der Geschäftsstelle nicht geklärt werden kann, haben Sie die Möglichkeit, die Quifd-Schiedsstelle anzurufen.

Das Quifd-Qualitätssiegel ist nach der Erstzertifizierung zunächst für zwei Jahre gültig, nach der 1. Rezertifizierung und für jede weitere drei Jahre.

Nach dem Siegelablauf beginnt eine dreimonatige Karenzzeit, bis zu deren Ende das Audit stattgefunden haben muss. Wenn dies nicht erfolgt, erlischt das Siegel. In diesem Fall bitten wir Sie, das Quifd-Qualitätssiegel von Ihrer Website und aus Ihren Öffentlichkeitsmaterialien zu nehmen.

Eine erneute Zertifizierung wird wieder als Erstzertifizierung behandelt.

Sie werden rechtzeitig (5-8 Monate im Voraus) von der Quifd-Geschäftsstelle über die anstehende Rezertifizierung informiert und gebeten, einen Einreichungstermin für Ihre Zertifizierungsunterlagen zu vereinbaren. Das Audit zu Ihrer Rezertifizierung sollte vor Ablauf der Gültigkeit Ihres Qualitätssiegels erfolgen – spätestens jedoch vor Ablauf der dreimonatigen Karenzzeit.

Quifd gibt die Ergebnisse Ihrer Zertifizierung nicht an Dritte weiter. Auf der Homepage von Quifd werden alle zertifizierten Träger aufgelistet. Bitte achten Sie darauf, dass Sie Ihr Siegel ggf. als Nachweis an Fördermittelgeber weiterleiten müssen.

Bitte bedenken Sie, dass wir zwischen der Verwendung des Quifd-Logos und der Verwendung des Siegels unterscheiden.

Um in der Öffentlichkeit die Zertifizierung zu kommunizieren, nutzen Sie bitte das Siegel. Möchten Sie mit einem Link auf unsere Homepage verweisen, nutzen Sie bitte das Logo.
Die entsprechenden Dateien werden Ihnen bei erfolgreicher Zertifizierung digital zugeschickt.

Bitte beachten Sie, dass Sie in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit Formate, die nicht unter die Quifd-Definition von Freiwilligendiensten fallen und dementsprechend nicht geprüft werden, nicht mit dem Quifd-Siegel darstellen dürfen.

Die aktuellen Standards finden Sie auf Englisch, Spanisch und Französisch auf der Quifd-Webseite.

Auf Anfrage bieten wir für Trägergruppen / Zentralstellen oder Träger Seminare rund um Qualität in Freiwilligendiensten als Inhouse-Schulungen an. Auch kürzere Vorträge oder Workshops zu den Themen gestalten wir nach Absprache. Sprechen Sie uns gerne für ein individuelles Angebot an.

Organisationen, die Qualitätsentwicklung über die Standards hinaus anstreben, erhalten die Möglichkeit, sich eigene Entwicklungsziele zu setzen und diese mit den Quifd-Gutachtenden zu besprechen. Weitere Informationen finden Sie hier.